Riesgos de la facturación electrónica, lo que no te han dicho…
Hacer que la factura física quede totalmente obsoleta, es un proceso que merece tiempo y acompañamiento de personal especializado y poco se ha tenido en cuenta su impacto, costos y traumatismos de su adopción. Aquí un resumen de los 3 principales impactos de su implementación:
- Costos en la generación de facturas electrónicas: Dependiendo del operador los costos de emitir cada factura oscilan entre $50 y $400 pesos. Estos operadores ofrecen paquetes de acuerdo con el número de documentos que la compañía requiera, es decir, que cobran por la validación de cada documento ya sean documentos enviados o documentos recibidos.
En términos generales, una compañía le paga al operador por costos de ida y vuelta, o sea por cada factura que debe validar para ser enviada y cada factura validada para ser recibida.
Así las cosas, una empresa que emite pocas facturas pero que sí recibe un número significativo por parte de sus proveedores, deberá incurrir en los costos de recibir dichos documentos. Circunstancias que implican revisar el efecto económico sobre la compañía
- Costos iniciales de implementación: Varios de los operadores tecnológicos hacen cobros a las compañías para conectar el software contable, en donde se emiten las facturas y que al mismo tiempo se encarga de enviar al destinatario y a la DIAN.
El desarrollo tecnológico que suministra el operador es solo la plataforma que garantiza un correcto envío, entrega aceptación y conservación de cada una de las facturas electrónicas generadas con sus respectivas notas de crédito o débito. Dicho aplicativo, no reemplaza el software utilizado para realizar las facturas.
- Capacitación al personal: Con el nuevo sistema se incrementará de manera exponencial el proceso de aceptación y rechazo de las facturas. Las compañías deben revisar sus procedimientos de aceptación de facturas para adaptarlos al nuevo sistema, principalmente de las empresas en que no solo el departamento de compras debe autorizar los respectivos cobros por parte de los proveedores.